L’e-mail, le mail, le message électronique, le courriel, tous ces mots désignent ce moyen de communication révolutionnaire, inventé en 1971, que nous utilisons au quotidien. Que ce soit dans le domaine personnel ou professionnel, nous échangeons en France 1.4 milliards de mails selon Arobase.org, le spécialiste des Études statistiques et enquêtes sur l'e-mail. Alors forcément, comme tout le monde, vous oubliez parfois de respecter certaines règles de politesse quand vous rédigez vos messages. Découvrez comment bien rédiger votre mail du début à la fin pour soigner l’entente avec vos interlocuteurs.
Le choix de l’objet de mail
L’objet de votre e-mail est la première phrase que votre interlocuteur aperçoit. Il est unique : 1 mail = 1 objet. C’est d’ailleurs la seule ligne qui apparaît alors même que votre message n’est pas encore ouvert ! Il doit donc être court (environ 5 à 8 mots) et résume parfaitement la thématique de votre e-mail. Rédigez donc votre libellé avec soin. Idéalement, votre phrase ne comporte pas de verbe conjugué ni d’article défini.
Par exemple : “Confirmation de réservation du 10 novembre à 20h00”, “Votre proposition commerciale”, “Information importante pour votre voyage”, “Demande d’informations sur votre produit”.
Bien sûr, il s’agit de ne pas confondre e-mail personnel et e-mail professionnel. Déterminez avant tout, par qui votre message sera consulté. Si vous vous apprêtez à envoyer un message à un ami de longue date, votre style d’écriture peut se rapprocher de vos habitudes orales. Ce n’est clairement pas le cas, si vous vous adressez à quelqu’un que vous ne connaissez pas ou peu. Commencez toujours votre e-mail par “Bonjour” et ajoutez-y le nom et le titre de votre interlocuteur selon votre degré de connaissance :
- “Bonjour Julie” ou « Bonjour Marc »,
- “Bonjour Madame Brieuc” ou « Bonjour Monsieur Lavigne »,
- “Bonjour Docteur Brieuc”,ou « Bonjour Maître Lavigne ».
Et s’il est nécessaire d’ajouter une formule de courtoisie, dans une e-mail formel, préférez “Chère Madame” ou “Cher Monsieur”.
Bien rédiger son message
Pour rédiger un e-mail en bonne et due forme, il est nécessaire de rester sobre et concis. Ainsi, commencez votre texte par l’information principale du message et en évitant les longueurs qui font perdre du temps. Les informations à transmettre apparaîtront ensuite par ordre décroissant d’importance. Et oui, les premières d’un message sont lues dans son intégralité. Plus les paragraphes s’enchaînent et moins ils ont de chance d’être lus.
Adaptez votre langage à celui qui vous lit, car il est important d’être compris. Inutile d’utiliser votre jargon professionnel si vous vous adressez à quelqu’un qui ne le maîtrise pas !
Concernant la forme, reliez vos phrases par des mots de liaison et aérez votre message grâce à des sauts de lignes. En principe, les règles d’usages de la rédaction indiquent : une idée = un paragraphe d’environ 3 à 4 lignes.
Aussi, utilisez une typographie classique, agréable à lire. N’écrivez pas EN MAJUSCULES et en gras même si vous vous adressez à un ami. Cela signifie, selon les règles de bonne conduite d’internet, que vous agressez votre interlocuteur. Et encore plus si vous choisissez d’écrire en rouge…
Les formules de politesses en bas de mail
Dans un e-mail, les codes de rédaction ne sont pas les mêmes que dans les lettres manuscrites. Bien choisir ses formules de politesse est toujours important, mais pour un e-mail, il est même recommandé d’utiliser des formules de politesse simples et courtes.
Si vous connaissez bien votre interlocuteur, inscrivez plutôt « À bientôt », “J’ai hâte de te revoir”, “Bises” ou “Bien à toi”. Par contre, si vous souhaitez donner un caractère plus formel à votre message, terminez votre e-mail par “Cordialement” (en toutes lettres), “Bien à vous” ou « Respectueusement ».
Le saviez-vous ?
Bien que qu’il soit très tentant de rédiger des avis négatifs sous couvert d’anonymat ou de réagir un peu vite sur certains propos diffusés sur internet, sachez qu’il existe des règles officielles de bonne conduite sur le web.
Sally Hambridge, ingénieur chez Intel, a mis en place en 1995 une charte qui définit les règles de conduite et de politesse recommandées sur internet : La Nétiquette.
La relecture de votre courriel
Même si le temps vous manque, l’étape de relecture avant l’envoi de votre message électronique ne doit pas être négligée. Soumettez votre texte au correcteur automatique de votre boîte mail. Si vous n’êtes pas sûr d’un accord ou d’une formulation, remplacez-la.
Enfin, n’oubliez pas de signer votre message par votre prénom au minimum, puis par votre nom et l’intitulé de votre poste dans le cadre professionnel. Idéalement, ajoutez votre numéro de téléphone. Peut-être que votre destinataire aura besoin de vous contacter pour une précision, dans un court délai.
Envoyer votre message électronique sans erreur
Vous ne le soupçonnez peut-être pas, mais cette règle de politesse et de savoir-être est essentielle lorsque vous envoyez votre e-mail : Pensez à mettre les personnes concernées par vos échanges en copie ! Les destinataires impliqués apprécieront votre communication. Vous gagnez également du temps, car cela vous évite de faire circuler l’information plusieurs fois (la planète aussi vous remercie). Attention néanmoins, à ne pas faire d’erreur de destinataires, surtout si votre message est confidentiel. N’oubliez pas non plus la fameuse pièce jointe essentielle à votre message 🙂
Enfin, accusez toujours réception d’un mail. Même si votre réponse est courte, elle permet de rassurer votre expéditeur et représente une courtoisie supplémentaire.
Comme pour tous les courriers que vous rédigez, qu’ils soient manuscrits ou électroniques, ces bonnes pratiques favorisent le succès et l’entente entre les interlocuteurs. Soyez donc vigilant, et un peu moins pressé pour éviter les ennuis !