Dans une entreprise, la vie professionnelle est rythmée par des réunions de travail. On en retrouve deux types : celles qui sont récurrentes et celles qui sont plus occasionnelles. Comment conduire une réunion de manière efficace ?
Organiser une réunion de travail
Qu’elle soit à une date fixe (hebdomadaire, mensuelle, etc.) pour parler des résultats, ou qu’elle soit exceptionnelle, pour annoncer une nouvelle ou suivre un dossier en cours, la réunion doit être préparée.
Cela permet à celui qui mène l’échange, de la conduire avec précision, et à ceux qui la suivent de ne pas avoir l’impression de perdre du temps.
Pour réussir une réunion, il est impératif de doser les informations à transmettre et le savoir-vivre collectif.
Pour commencer, adressez à chacun des participants une note ou une invitation sur leur calendrier virtuel. Il est essentiel de préciser l’objet, la date et l’heure du meeting, ainsi que son ordre du jour. Bien sûr, n’oubliez pas de joindre les documents utiles si vous souhaitez que votre équipe en prenne connaissance à l’avance.
Enfin, commencer à l’heure est une preuve de sérieux et de professionnalisme ! Assurez-vous avant le début de la conférence que tout le matériel dont vous aurez besoin est correctement installé :
- Paperboard
- Rétroprojecteur
- Ordinateur
- Télévision
- Micros, etc.
Info utile
Selon le journal les Echos, les cadres se déconcentrent au bout d’environ 52 minutes de réunion, alors que celles-ci durent en moyenne 1h19.
Lancer une réunion d’équipe
Tous les participants sont réunis ? Il est maintenant recommandé d’être méthodique pour conserver la concentration de chacun.
Commencez par présenter les nouvelles venues et excusez les absents s’il y en a, puis exposez l’objet de la réunion et les objectifs attendus. Si la conférence est longue, annoncez à l’avance que vous avez prévu des pauses. Il est important d’avoir travaillé un plan et de le suivre pour structurer les échanges et donner de l’assurance à votre prise de parole en public.
Enfin, si l’un des participants est désigné pour faire un compte rendu de la séance, il est essentiel de l’en informer dès le début des échanges.
Vous pouvez désormais lancer votre réunion en veillant à rester synthétique et en invitant les participants à interagir régulièrement pour conserver leur concentration. Il vous faudra alors assurer un échange équilibré et parfois même recentrer les discussions qui peuvent s’égarer.
Participer à un meeting d’entreprise
Lorsque vous participez à une réunion d’entreprise, il est nécessaire de montrer que vous êtes impliqué. Arrivez à l’heure au rendez-vous. À moins qu’un empêchement majeur vous oblige à partir plus tôt (et dans ce cas, informez-en votre l’organisateur), ne quittez la réunion que lorsqu’elle est achevée.
La plupart du temps, vous devrez attendre que l’on vous donne la parole pour intervenir. Veillez ensuite à être clair et bref, en utilisant plutôt le pronom “nous” pour présenter ce que vous avez préparé.
Enfin, quelques bonnes manières sont à adopter :
- Ne pas entamer une discussion à voix basse avec son voisin,
- Ne pas regarder son téléphone avec insistance,
- Éviter de bâiller bruyamment ou jouer avec un stylo,
- Éviter de paraître moqueur ou indifférent à ce qui se dit.
Le saviez-vous ?
D’après le quotidien d’information Les Echos : Lors des réunions, 81% des cadres s’occupent en faisant autre chose. La moitié (51%) lisent ou envoient des mails, travaillent sur d’autres dossiers (49%), lisent ou envoient des SMS (48%). D’autres, jouent sur leur téléphone (10%), vont sur les réseaux sociaux (8%), organisent leurs vacances (7%) ou encore vont sur des sites de rencontre (2%).
Conclure les échanges
Finaliser une réunion n’a rien de facile. Il vous faudra conclure les échanges par une synthèse courte et précise. Si un rapport doit être fait, le relevé des décisions qui ont été prises doit être fidèle.
Assurez-vous que l’ensemble des participants ont bien tout compris. Par ce résumé de séance, vous mettez également en valeur l’efficacité de la session et montrerez aux participants que vous les avez écoutés.
Bref, pour capter l’attention de son équipe, il est important d’être vivant, concret et de rester ouvert à l’ensemble des questions. Côté participant, soyez respectueux et attentif à ce que l’on vous présente. N’oubliez pas de garder un esprit d’équipe bienveillant.