Bien que la technologie ait fait évoluer la façon de communiquer, la lettre reste un moyen très efficace pour faire passer un message personnel ou professionnel. Il est donc très important de savoir présenter un courrier, choisir son support et son enveloppe et utiliser les bonnes formules de politesse.
Lettre informelle ou lettre formelle ?
La lettre informelle ou personnelle est à destination de votre famille, de vos amis, ou un proche. Sa présentation et son contenu restent donc moins codifiés. Le langage est plus familier et plus amical et le papier choisi supporte l’originalité. Elle peut être manuscrite ou tapée à l’ordinateur.
Bon à savoir !
Certaines circonstances nécessitent une réponse par une lettre manuscrite.
Par exemple : présenter ses condoléances à l’occasion d’un décès, présenter des félicitations à l’occasion d’un mariage ou d’une naissance.
Vous êtes régulièrement amené à écrire des lettres plus formelles à destination de l’administration ou d’une entreprise. Dans ce cas, le langage est plus soutenu et il faut particulièrement soigner l’orthographe, la syntaxe et la présentation. Souvent même, il est d’usage d’utiliser des formules de politesse.
Que votre courrier soit simplement amical ou plus officiel, plusieurs règles doivent être respectées :
Le style du contenu :
Il va varier en fonction des liens qui vous unissent au destinataire.
Les rapports hiérarchiques imposent une distance et une recherche de vocabulaire qui sont différentes si vous écrivez à votre meilleur·e ami·e, au Président du club de tennis de votre enfant ou à votre notaire.
La présentation de votre lettre :
- le papier : toujours blanc pour une lettre officielle, vous pouvez choisir des couleurs pastel pour une lettre personnelle. Dans tous les cas, l’enveloppe et le papier doivent être de la même couleur.
- L’encre : toujours noire pour une lettre officielle ; bleue ou noire pour une lettre personnelle. Évitez les couleurs comme le vert ou le rouge qui sont difficiles à déchiffrer ou agressives.
- Le format : A4, c’est-à-dire 21 x 29,7 cm, est le plus répandu et il se plie en 3 ou en 4 pour entrer facilement dans l’enveloppe.
La carte en bristol 21 x 10 cm dans une enveloppe 22 x 11 cm, est bienvenue si vous n’avez que quelques mots à dire.
- Le texte : il doit être aéré avec des blancs entre l’en-tête et la date, la dernière ligne et votre signature. N’hésitez pas à laisser une ligne blanche entre 2 paragraphes dont la première phrase commencera par un retrait d’un centimètre. Les marges sont fortement recommandées : laisser environ 2 centimètres à droite et à gauche, même si vous écrivez à la main.
Pour un lettre formelle, ajoutez un objet qui indique dès le premier coup d’oeil, le sujet que vous allez aborder.
- La date : chaque courrier doit être daté en haut et à droite de la première page. Vous pouvez écrire la date de différentes façons :
7 juin 2021
Le 7 juin 2021
Lundi 7 juin 2021
Bordeaux, le 7 juin 2021
- La signature : elle se positionne toujours à droite et à 2 ou 3 centimètres au-dessous de la dernière ligne de texte. Elle doit être lisible et proportionnée (évitez les grandes signatures qui s’étalent). Si votre correspondant n’est pas un intime, inscrivez votre prénom et votre nom au-dessus de la signature.
Inscrire l’adresse sur l’enveloppe
L’adresse comprend le prénom suivi du nom de votre destinataire, précédé de Monsieur, Madame, en toutes lettres.
Si vous écrivez à un couple, ce sera Monsieur et Madame suivis du seul prénom du mari et du nom de famille commun. En dessous viennent la qualité ou la profession pour un courrier formel.
Par exemple :
« Monsieur Éric Martin
Député du Lot et Garonne »
Ou
« Madame Julie Drouaut
Commissaire-priseur »
Viennent ensuite, le numéro et le nom de la rue, le code postal de 5 chiffres et le nom de la ville en majuscule.
Bon à savoir !
Si vous écrivez à l’étranger, n’oubliez pas de noter le nom du pays : il s’inscrit toujours en français !
La Poste a établi une mise en page de l’enveloppe et l’adresse doit figurer dans le coin inférieur droit de l’enveloppe ; jamais au centre.
Le timbre se colle en haut à droite. Si votre courrier dépasse 20 g, ce qui représente environ 2 feuilles de papier A4 + l’enveloppe, pensez à le peser pour l’affranchir correctement au risque de rallonger le délai de réception.
N’oubliez pas d’inscrire votre adresse au dos de l’enveloppe pour les courriers formels.
Ce détail permet de vous retourner votre lettre si elle ne parvient pas à son destinataire.
Le saviez-vous ?
Au Moyen Âge, on désignait un coureur. En échange de pouvoir cultiver une parcelle de terre, il devait courir porter les lettres de son Seigneur et/ou Maître.
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